Sistemi telefonici aziendali (PBX) nel cloud

PBX è acronimo di Private Branch Exchange. Si tratta di una rete telefonica privata utilizzata all’interno di un’azienda od organizzazione, orchestrata da un oggetto hardware noto come “centralino”. Gli utenti del sistema telefonico PBX possono comunicare internamente (all’interno della propria azienda) ed esternamente (verso il mondo esterno), utilizzando diversi canali di comunicazione come Voice over IP, ISDN, analogico o rete cellulare, tramite appositi apparati gateway. Un centralino tradizionale, pertanto, consente di avere più telefoni rispetto alle linee telefoniche fisiche e consente chiamate gratuite tra utenti interni.

Inoltre, il PBX offre funzionalità come

• trasferimento o parcheggio chiamate,
• posta vocale,
• registrazione delle chiamate,
• menu vocali interattivi (IVR),
• code di chiamata e conferenza telefonica.
  

I centralini tradizionali hanno normalmente i loro telefoni proprietari e non c’è modo per riutilizzare questi telefoni con un sistema diverso. Ciò significa che abbiamo un sistema vincolante, perché cambiare sistema significa anche dover cambiare i telefoni, il che rende proibitivi i costi per la sostituzione, oppure, un vincolo dettato dal fornitore il quale spesso si avvale di un unico marchio e gamma di sistemi proprietari.

Tempo e tecnologia, tuttavia, hanno cambiato il paradigma della telefonia tramite PBX basati su standard aperti SIP.

Il punto saliente, in questa nuova generazione, è che le chiamate telefoniche vengono trasmesse utilizzando internet come tecnologia di trasporto sottostante.

Questi sistemi telefonici sono disponibili come soluzioni preconfezionate hardware da installare in loco, o come soluzioni virtuali. In quest’ultimo caso, è possibile avvalersi di servizi cloud, con l’intero sistema di gestione telefonica spostato nella “nuvola”.

‍Stiamo pertanto parlando di sistemi telefonici aziendali basati su cloud, una soluzione che si sta sempre più diffondendo soprattutto grazie alla scalabilità e basso impatto economico in termini di implementazione. Non a caso, la richiesta da parte delle aziende è crescente.

Non è solo una questione economica: l’impiego del cloud su sistemi telefonici aziendali porta una serie di vantaggi, tuttavia dipende sempre dalle specifiche esigenze legate alla propria attività, unitamente al fatto che la tecnologia va impiegata nella maniera corretta, anche perché spesso implica un minimo sforzo organizzativo e formativo. Purtroppo, ci sono anche una serie di svantaggi legati a questa tecnologia, criticità che vanno prese in considerazione prima di optare per il centralino in cloud.

Ma procediamo con ordine.
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Vantaggi

Economicità

È probabilmente il vantaggio chiave: adottare sistemi telefonici aziendali basati sul cloud sposta tutta l’incombenza dell’infrastruttura verso il provider. Non sarà più necessario dotarsi della parte hardware, che rimarrà comunque in minima parte necessaria (telefoni, cuffie, ecc.) ma che sarà decisamente alleggerita. Tutto questo si traduce in un dispendio economico più contenuto e, al tempo stesso, abbatte considerevolmente tempi di implementazione.

Abbonamenti

Quando ci si avvale di servizi cloud, uno dei vantaggi è quello di usufruirne in abbonamento. Per quanto riguarda sistemi telefonici aziendali, il costo mensile sarà certo, parametrizzato al numero di utenti, e consente di essere scalabile secondo mutate esigenze.

Mobilità

Imprescindibile, al giorno d’oggi, includere una soluzione mobile nei sistemi telefonici aziendali. Considerando come, con l’utilizzo del cloud, la parte dell’infrastruttura venga fondamentalmente spostata nelle mani del provider, appare evidente come la tipologia dei terminali diventi quasi superflua. È possibile dunque utilizzare soluzioni fisse o mobili, senza avere ripercussioni in termini di fruibilità e, soprattutto, di continuità del servizio. Senza l’utilizzo in cloud, l’integrazione mobile non sarebbe così scontata e facilmente implementabile.

Ridondanza

Il provider del servizio cloud in genere si occupa di garantire affidabilità del servizio, ivi compreso la ridondanza dell’infrastruttura di appoggio. Questo consente che il nostro centralino sia sempre raggiungibile, ma non ci mette al riparo da guasti od anomalie a livello locale, per cui le terminazioni telefoniche (telefoni) risultano non raggiungibili. A seconda di quanto sia critico questo fattore, va prevista connessione di backup e logica di ridondanza del collegamento internet, come vedremo negli svantaggi..

Sicurezza

Il provider del servizio cloud, anche in questo caso, si occupa di garantire sicurezza del servizio facendosi carico dei costi associati ad infrastruttura ed aggiornamenti software. Altresì si occupa di monitorare e proteggere il flusso dati in entrata ed in uscita.

Amministrazione

Anche questo aspetto è facilmente intuibile. Le figure degli IT manager stanno praticamente scomparendo dalle grandi aziende e sono destinate a ridimensionarsi anche nelle PMI. Merito (o colpa) dei sistemi basati sul cloud, che spostano tutta l’amministrazione IT in capo al provider. In questa maniera si ha a disposizione un referente, anche h24, in grado di supervisionare da remoto il sistema telefonico aziendale e di intervenire prontamente in caso di problematiche tecniche o segnalazioni di anomalie da parte del cliente finale. Tutto in maniera semplice e rapida.

Svantaggi

Connessione

Occorre considerare la necessità della perenne connessione a internet. Una peculiarità che spesso passa in secondo piano ma che in realtà risulta cruciale all'utilizzabilità quotidiana del sistema. Non è infatti così raro il verificarsi di problematiche di natura tecnica in merito all’accesso al web. In questi casi, non si sarà più in grado di gestire telefonate localmente. Un limite che può avere importanti ripercussioni economiche e che va dunque preso in considerazione a monte.

Abbonamento

Avrai notato che, questa voce, è riportata tra i vantaggi… Tuttavia ci sono piccole realtà in cui, un centralino hardware di ultima generazione, si può acquistare a prezzo sostenibile e consentirebbe di utilizzarlo ininterrottamente per anni, senza il “fardello” di una ricorrenza mensile.

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Considerazioni

Chiariti quelli che sono vantaggi e svantaggi, non ci rimane che analizzare le necessità aziendali, di assoluta importanza nella fase preliminare che ci farà decidere, o meno, circa l’adozione di un sistema telefonico in cloud. Pochi parametri che, come vedremo, risultano fondamentali per evitare di imbattersi in imprevisti, sia a carattere tecnico che squisitamente economico.

Utenti

Stabilire a priori il numero di utenti che il sistema sarà chiamato a sostenere consente di conoscere immediatamente i costi del servizio cloud e, al tempo stesso, di impostare adeguatamente l’utilizzo dell’infrastruttura. In questa maniera non saremo soggetti a disservizi, ottenendo efficienza dell’intero sistema. Del resto, la quantità di utenti coinvolti è un parametro che risulta fondamentale in qualsiasi tipologia di infrastruttura.

Conferenze

Qualsiasi funzionalità aggiuntiva va considerata prima dell’implementazione del sistema in cloud. Conferenze, riunioni e collaborazioni virtuali rappresentano esigenze che hanno un impatto importante sull’infrastruttura di rete. Ci sono aziende nelle quali il sistema telefonico viene utilizzato come piattaforma di “smart working”, con diverse persone collegate in concorrenza: i sistemi telefonici aziendali possono essere utilizzati anche per questi scopi, a patto che venga garantita una banda passante adeguata, dal costo relativo.

Hardware

Una parte dell’infrastruttura cloud è certamente esterna ma, le terminazioni telefoniche interne all’azienda che sceglie di adottare il sistema basato su cloud, devono essere rispondenti alle esigenze dell’utente nonché dell’intera struttura telefonica. Difficile, se non impossibile, poter stabilire una sorta di standard minimo in termini di requisiti, in quanto tutto deve essere cucito addosso alle singole realtà (quello che in ZAL facciamo dalle origini), a partire dalle caratteristiche dell’impianto di rete locale: cablaggio strutturato, prese di rete, switch, eventuali vlan e così via.

Integrazioni

Infine c’è l’eventuale necessità che il sistema telefonico aziendale dialoghi con sistemi cloud già esistenti in azienda. Sembra un’ovvietà ma non lo è affatto. Erroneamente, c’è la credenza che le tecnologie basate sulla “nuvola” vengano concepite per poter lavorare a prescindere tra di loro. Non è così e, anzi, far dialogare due sistemi cloud concepiti da infrastruttura differenti è complesso e dispendioso a livello economico.

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Conclusioni

In ZAL ci occupiamo di integrazione sistemistica, con il vantaggio della gestione diretta della connessione nonché, in questo caso, della fornitura del sistema telefonico in cloud.

Abbiamo tutto l'interesse nel consigliarti per il meglio, fornire la soluzione più adeguata e performante, senza forzature di sistemi proprietari e vincolanti. Il paradigma da noi adottato è la fornitura di sistemi “open source”, disponibili a tutti, affinché possano essere continuamente migliorati e mantenuti in costante sicurezza.

Contattaci per un’analisi gratuita, senza vincolo alcuno, della tua situazione telefonica attuale e vedrai che oltre a reciproco vantaggio avrai a che fare con persone molto simpatiche.